Les professionnels de l’événementiel, et plus largement de la communication, savent l’importance de faire appel à un photographe pour couvrir leurs événements . Au-delà de la production de “photos souvenirs”, le photographe est là pour vous aider à valoriser votre événement et servir vos objectifs de communication.

En tant que photographe professionnel, j’interviens très souvent pour réaliser des reportages photo événementiels et je constate que les équipes ont parfois du mal à bien exploiter mon travail. Ancien community manager, je suis particulièrement sensible aux impératifs de communication, d’autant que les événements d’aujourd’hui misent beaucoup sur les réseaux sociaux pour leur communication, avant et après l’événement, mais de plus en plus aussi pendant l’événement.

Partant de ce constat, je partage ici avec vous mes idées pour (mieux) exploiter les photos de votre événement et les sortir de vos archives.

Pendant l’événement

Aujourd’hui, chaque événement à son #hashtag accompagné d’un live tweet, une page Facebook et parfois même d’un compte Instagram ou Flickr. Or ces différentes plateformes s’adressent à un public devenu exigeant qui demande de l’immédiateté et de la qualité dans les contenus publiés. Si bien que les couvertures social media des événements se professionnalisent, à l’image du web2day auquel je participe tous les ans. Fini donc les photos de smartphone prises au fond de la salle. Pour répondre aux exigences de qualité et au besoin d’instantanéité, j’ai développé un dispositif de reportage photo en direct, permettant de partager en temps réel mes photos avec les CM et permettre ainsi d’illustrer les messages avec des images variées.

En ce sens, il est par exemple possible d’enrichir le live tweet avec des photos du plateau pour annoncer le début de la table ronde, des photos d’ambiance pour montrer le monde présent ou encore des portraits pour une citation. À la fin de chaque conférence/atelier, il est aussi intéressant de le résumer au travers la publication d’un album Instagram qui réunit une photo d’ambiance, une photo du plateau et des portraits de chacun des speakers.
Si l’événement est sur plusieurs jours, il est indispensable de publier chaque matin un album Facebook reprenant les temps forts de la veille.

Naturellement, chaque fois que le support le permet, veillez à bien taguer les gens et ajouter le #hashtag de l’événement.

Au-delà des réseaux sociaux, il faut aussi penser aux journalistes présents sur votre événement. Tous ne sont pas accompagnés d’un photographe ou n’ont pas les compétences pour produire de belles images. Donnez-leur accès aux photos au fil de l’événement pour qu’ils puissent illustrer leurs articles.

En résumé :

  • Reportage en temps réel pour le live tweet (tweets sur la conférence, portrait de speaker pour une citation, mise en avant d’un partenaire…)
  • Album Instagram de chaque conférence (ambiance, plateau, portraits des speakers)
  • Si l’événement est sur plusieurs jours : Album Facebook avec les temps forts de la veille.
  • Mise à disposition des photos (HD ?) pour la presse

Après l’événement (env. J+7)

Une fois l’événement passé, il faut continuer de le faire vivre pour vraiment capitaliser dessus. Après une semaine, le photographe doit avoir eu le temps de retravailler ses photos et de vous les transférer. Vous allez ainsi pouvoir envoyer vos mails de remerciements aux partenaires et speakers avec leurs photos. En plus d’entretenir la relation, c’est un bon moyen de communiquer. Je ne compte plus les speakers qui utilisent mes photos comme profil pic.

Au-delà des mails de remerciement, les photos vont vous être très utiles pour illustrer vos articles de blog : remerciement des participants, bilan, comptes rendus des conférences… mais aussi pour illustrer vos posts annonçant le partage des slides des speakers ou encore la publication des vidéos des conférences.

Enfin, n’oubliez pas de publier un album avec toutes les photos de l’événement. Chacun cherche une photo de lui et c’est un post qui se partage très facilement.

En résumé :

  • Mail de remerciement des speakers et partenaires avec leurs photos.
  • Article de blog/emailing de bilan et/ou remerciement.
  • Illustrer les tweets qui annoncent le partage des slides ou les vidéos des conférences
  • Album Facebook / Flickr / Google photo avec toutes les photos

Jusqu’à la prochaine édition de votre événement

Si vous prévoyez une énième édition de votre événement, vos photos vont là encore être très utiles pour montrer à quoi ressemblait l’édition précédente et permettre aux participants, partenaires et médias de se projeter.

Dans votre dossier de partenariat, vous pourrez expliquer à quoi vont ressembler les stands, la signalétique et la visibilité que vous leur vendez. Et si certains reviennent d’une année sur l’autre, vous aurez des photos pour annoncer le renouvellement de leur confiance. Autre incontournable de l’événementiel, le dossier de presse, qui pourra être enrichi d’un lien vers une photothèque (dossier Dropbox, album Google photo ou Flickr).

N’oubliez pas non plus de mettre à jour votre site internet avec des photos récentes et de nouveaux contenus. Quelques mois/semaines avant le jour J, il peut-être intéressant de publier des articles “flash back” revenant sur les conférences de l’an dernier pour démontrer/rappeler la qualité de votre événement.

En résumé :

  • Articles de blog “Flashback” sur les conférences de l’an dernier
  • Dossier de partenariat (visualiser les stands et la visibilité, signalétique…) et Dossier de Presse (+ photothèque)
  • Site web de l’événement
  • Annoncer les partenaires qui reviennent sur les réseaux sociaux.

Lors de la prochaine édition

La boucle est bouclée. Le jour J, n’oubliez de suivre mes conseils énoncés plus haut concernant la couverture social media de l’événement et l’usage des photos en temps réel. Si vous fêtez un anniversaire, par exemple la 10e édition de votre événement, vous pouvez en plus prévoir une exposition ou une rétrospective avec vos archives photographiques.

La durée de vie des photos d’un événement est plus longue qu’on ne peut l’imaginer. Alors, sortez les vôtres de votre disque dur et utilisez-les pour servir vos objectifs de communication et valoriser votre événement. Si vous avez un projet ou êtes à la recherche d’un photographe pouvant vous accompagner, je me tiens à votre disposition.

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